系统简介

　　中国的办公自动化软件系统起源于政府的公文和档案管理。中国社会从计划经济体制转变到现在的市场经济体制，在历史的转变过程中，中国的办公管理形成了具有中国特色一套完整体系。政府对企业的管理，除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外，政府官员和企业领导存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。

　　因此中国的办公自动化系统中，公文处理、档案管理成为系统的核心，且公文档案的管理具有相对严格、固定的方式、方法。即依据国家的公文管理办法和档案管理法规以及各部委或者行业的档案管理规定的需要存档的文件以及企业内部的其他文件等。

　　虽然公文处理、档案管理整体流程上基本相同，但具体到某个特定的企业、事业、政府机构，由于其内部特有的处事风格和特殊要求，办公流程存在自己的特色，且经常进行调整、变化，因此目前的大多数的公文处理、档案管理系统经常会出现如下现象：

　　•没有很好的解决方案确认电子公文的真实性。

　　电子公文不像物理公文那样可以通过鉴别纸张上公章的有效性来确定公文的真实性。电子公文只是由计算机世界中的一组数字组成。在保存传输过程中如何确保公文的内容不被篡改，目前各办公自动化系统开发厂商分别提出自己的解决方案，从普通的文件权限控制、文档的口令保护到数字签名、电子公章等方案，多种多样。

　　•确保物理公文和电子公文真实性的操作上存在很大的差异。

　　对于物理公文只要将公章盖在公文指定位置上即可，而对于电子公文目前流行的数字签名技术虽然从技术上能够确保电子公文的真实性，但在具体操作上对于不太熟悉计算机技术的普通企业、政府工作人员来说则过于深奥难懂，掌握起来具有相当的难度。

　　•电子公文痕迹跟踪技术的易用性有待进一步提高。

　　公文在处理的过程往往经过多个部门的多个工作人员，可能存在大量的修改行为，为了保证公文的原始信息，确定公文责任，需要对各种修改行为进行跟踪。

　　不同的系统开发商为此提供了各种各样的解决方案，例如将修改历史形成附属公文的流程跟踪报表。目前的公文流转系统大多实现了这一功能，或在数据库中、或在文档上保留公文处理的痕迹，以备审核，但操作起来大多不够直观、易用。

　　•公文流转过程的灵活性在系统实现上存在难度。

　　公文流转的一个重要特征就是流程复杂，难以用标准的程序化语言解释，因而公文流转系统必须有与之相适应的工作流程定义系统，使操作人员能够自主地设定公文流转流程。目前开发商提供了各种各样的公文流引擎，但整体效果与实际工作仍存在一定的差距。有无灵活的工作流定义体系成为影响公文流转系统成功与否的关键要素。

　　随着计算机技术在企业、事业、政府中的不断普及、深入，对公文档案管理系统的要求也越来越高。更加先进、可靠、安全、灵活的系统核心技术、在面向用户的展现层上消除计算机技术的痕迹、以及展现更加贴近自然行为的人性化操作是公文档案管理的理想追求。

　　此次介绍的公文档案管理系统是利用微软最先进的软件技术，结合多年对国内办公自动化中公文档案管理的需求和问题总结出来的经验，由微软顾问组织开发并推广实施的真实案例。